Die verwaltungsfachangestellte Ausbildung ist einer der sichersten und zugleich abwechslungsreichsten Ausbildungswege im öffentlichen Dienst in Deutschland. Wer sich für rechtliche Zusammenhänge, organisatorische Abläufe und die direkte Arbeit mit Bürgerinnen und Bürgern interessiert, findet in der verwaltungsfachangestellte Ausbildung einen idealen Einstieg. Ob in der Stadtverwaltung, im Landratsamt, in Bundesbehörden, bei Kirchenverwaltungen oder in Handwerksorganisationen gut ausgebildete Verwaltungsfachangestellte werden überall gebraucht.
In Zeiten des demografischen Wandels, wachsender Verwaltungsaufgaben und zunehmender Digitalisierung steigt der Bedarf an qualifizierten Nachwuchskräften stetig. Genau hier setzt die verwaltungsfachangestellte Ausbildung an: Sie vermittelt rechtliche Grundlagen, Verwaltungswissen, kaufmännische Basics und praktische Fähigkeiten für den Berufsalltag im öffentlichen Dienst.
Was ist die Verwaltungsfachangestellte Ausbildung?
Die verwaltungsfachangestellte Ausbildung ist eine staatlich anerkannte duale Ausbildung im öffentlichen Dienst. Sie dauert in der Regel drei Jahre und verbindet Theorie in der Berufsschule bzw. Verwaltungsschule mit Praxisphasen in einer Behörde oder Verwaltungseinrichtung. Ziel der verwaltungsfachangestellte Ausbildung ist es, Nachwuchskräfte auf vielfältige Aufgaben in der öffentlichen Verwaltung vorzubereiten von der Antragsbearbeitung über Bürgerberatung bis hin zu Haushalts- oder Personalangelegenheiten.
Auszubildende zur Verwaltungsfachangestellten verbinden Theorie und Praxis in der öffentlichen Verwaltung und bereiten sich auf vielfältige Aufgaben im Behördenalltag vor
In einer modernen Verwaltung geht es längst nicht mehr nur um Stempel und Akten, sondern um serviceorientierte Bürgerbetreuung, digitale Prozesse und rechtskonforme Entscheidungen. Die verwaltungsfachangestellte Ausbildung trägt dem Rechnung, indem sie sowohl klassische Verwaltungsaufgaben als auch aktuelle Themen wie E-Government, Datenschutz oder elektronische Aktenführung integriert. Für junge Menschen, die sich eine krisensichere Laufbahn mit Sinn und gesellschaftlicher Relevanz wünschen, ist diese Ausbildung daher besonders attraktiv.
Berufsbild: Was machen Verwaltungsfachangestellte?
Nach der verwaltungsfachangestellte Ausbildung arbeiten Verwaltungsfachangestellte in unterschiedlichen Bereichen der öffentlichen Verwaltung. Sie sind die Schnittstelle zwischen Bürgerinnen und Bürgern, politischen Vorgaben und innerbehördlichen Abläufen. Im Kern sorgen sie dafür, dass Gesetze und Verordnungen praktisch umgesetzt werden und Verwaltungsverfahren korrekt, transparent und effizient ablaufen.
Typischerweise prüfen sie Anträge, holen Unterlagen ein, bereiten Entscheidungen vor und formulieren Bescheide. Sie erklären Bürgerinnen und Bürgern, welche Unterlagen nötig sind, welche Fristen gelten und welche rechtlichen Grundlagen angewendet werden. Die verwaltungsfachangestellte Ausbildung bereitet sie zudem darauf vor, komplexe Sachverhalte verständlich aufzubereiten und auch in stressigen Situationen freundlich und souverän zu bleiben.
Wichtig ist außerdem die interne Zusammenarbeit: Verwaltungsfachangestellte stimmen sich mit Kolleginnen und Kollegen, Sachgebietsleitungen, anderen Ämtern und externen Stellen ab. Damit sind sie ein zentraler Teil des Verwaltungsapparates und leisten einen direkten Beitrag zum Funktionieren des öffentlichen Lebens.
Aufgaben in der Verwaltung: Was gehört zum Alltag?
Der Alltag nach einer verwaltungsfachangestellte Ausbildung ist vielfältig und hängt stark vom Einsatzgebiet ab. In einem Bürgeramt stehen Bürgerkontakte im Vordergrund, in der Personalabteilung eher interne Vorgänge, im Sozialamt wiederum die Bearbeitung von Leistungsansprüchen.
Ein großer Teil der Arbeit besteht in der Bearbeitung von Anträgen. Das kann zum Beispiel die Ausstellung eines Personalausweises, die Genehmigung einer Veranstaltung, die Prüfung eines Bauantrags oder die Bearbeitung eines Wohngeldantrags sein. Verwaltungsfachangestellte prüfen, ob alle Voraussetzungen erfüllt sind, ob Unterlagen fehlen und wie die Rechtslage im Einzelfall aussieht. Die verwaltungsfachangestellte Ausbildung vermittelt dafür das nötige Fachwissen im Verwaltungs- und Sozialrecht sowie in weiteren Rechtsgebieten.
Auszubildende zur Verwaltungsfachangestellten wechseln zwischen Theorieunterricht und Praxisphasen und erwerben in den ersten Ausbildungsjahren wichtige Grundlagen in Recht, Verwaltung und Bürokommunikation
Neben der Antragsbearbeitung gehört die Verwaltung von Akten und Datenbanken zum Tagesgeschäft. Heute erfolgt vieles digital, weshalb der sichere Umgang mit IT-Systemen ein fester Bestandteil der verwaltungsfachangestellte Ausbildung ist. Verwaltungsfachangestellte verfassen Schreiben, Bescheide und E-Mails, formulieren Auskünfte, dokumentieren Vorgänge und stellen sicher, dass Fristen eingehalten werden.
In bestimmten Bereichen – etwa im Ordnungsamt oder bei der öffentlichen Sicherheit – kontrollieren sie zudem, ob gesetzliche Vorschriften im Alltag umgesetzt werden, arbeiten eng mit Außendienst, Polizei oder anderen Behörden zusammen und tragen somit dazu bei, dass das öffentliche Leben geordnet und sicher bleibt.
Einsatzorte: Wo arbeiten Verwaltungsfachangestellte?
Die verwaltungsfachangestellte Ausbildung eröffnet eine Vielzahl an Einsatzmöglichkeiten. Die meisten Verwaltungsfachangestellten arbeiten in Behörden des öffentlichen Dienstes, etwa in Stadt- und Gemeindeverwaltungen, Landratsämtern, Ministerien, Landesbehörden, bei der Bundesverwaltung oder in kirchlichen Verwaltungen.
Auch Kammern und Körperschaften des öffentlichen Rechts, zum Beispiel Handwerkskammern oder Industrie- und Handelskammern, beschäftigen Absolventinnen und Absolventen der verwaltungsfachangestellte Ausbildung. In manchen Fällen ist auch ein Wechsel in den privaten Sektor möglich, etwa in größere Unternehmen mit stark regulierten Bereichen, in Personalabteilungen oder in Organisationen, die eng mit Behörden kooperieren.
Gerade weil der öffentliche Dienst als vergleichsweise sicherer Arbeitgeber gilt und bundesweit tätig ist, können sich Absolventinnen und Absolventen der verwaltungsfachangestellte Ausbildung häufig auch regional flexibel orientieren und zwischen verschiedenen Ämtern und Fachbereichen wechseln.
Ablauf und Dauer der Verwaltungsfachangestellte Ausbildung
Die verwaltungsfachangestellte Ausbildung dauert in der Regel drei Jahre und folgt dem dualen Prinzip. Das bedeutet, dass sich Praxisphasen in der Verwaltung und theoretischer Unterricht an einer Berufsschule oder Verwaltungsschule abwechseln. In manchen Bundesländern findet der Unterricht in Blockform statt, in anderen an bestimmten Wochentagen.
In den ersten beiden Ausbildungsjahren werden grundlegende Kenntnisse vermittelt, die für alle Fachrichtungen der verwaltungsfachangestellte Ausbildung relevant sind. Dazu gehören Verwaltungsorganisation, Staats- und Verwaltungsrecht, Haushalts- und Kassenwesen, Personalwesen, Sozialrecht sowie Grundlagen der Bürokommunikation und Informationstechnologie.
Die dreijährige, duale Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten verbindet Theorie und Praxis und vermittelt wichtige Grundlagen in Recht, Verwaltung, Bürokommunikation und IT
Im dritten Ausbildungsjahr erfolgt eine stärkere Spezialisierung auf den jeweiligen Einsatzbereich, etwa Kommunalverwaltung, Landesverwaltung, Bundesverwaltung, Kirchenverwaltung oder Handwerksorganisation. Während der Praxisphasen durchlaufen Auszubildende verschiedene Ämter und Sachgebiete, um möglichst viele Einblicke in Strukturen und Aufgaben der Verwaltung zu erhalten.
Am Ende der verwaltungsfachangestellte Ausbildung steht eine Abschlussprüfung, die aus mehreren Teilen besteht. Schriftliche Prüfungen zu rechtlichen und betriebswirtschaftlichen Themen werden häufig durch eine mündliche oder praktische Prüfung ergänzt, in der ein Fallbeispiel bearbeitet oder ein Gespräch simuliert wird. Wer die Prüfung besteht, darf sich offiziell Verwaltungsfachangestellte bzw. Verwaltungsfachangestellter nennen.
Inhalte der Ausbildung: Was lernt man konkret?
Die verwaltungsfachangestellte Ausbildung deckt ein breites Spektrum an Inhalten ab. Ein Schwerpunkt liegt auf rechtlichen Grundlagen: Auszubildende beschäftigen sich mit allgemeinem Verwaltungsrecht, Kommunalrecht, Sozialrecht, Ordnungsrecht und weiteren Rechtsgebieten, je nach Einsatzbereich. Sie lernen, wie Gesetze zu lesen, auszulegen und im konkreten Einzelfall anzuwenden sind.
Daneben spielt das Thema Betriebswirtschaft eine wichtige Rolle. Im Rahmen der verwaltungsfachangestellte Ausbildung werden Haushaltsrecht, Rechnungswesen, Kosten- und Leistungsrechnung sowie Grundlagen der öffentlichen Finanzierung vermittelt. So verstehen Verwaltungsfachangestellte, wie Budgets geplant und kontrolliert werden und welche Bedeutung Wirtschaftlichkeit im öffentlichen Sektor hat.
Zudem geht es um Büroorganisation, Aktenführung, Kommunikation und moderne Informationsverarbeitung. Auszubildende lernen, wie man Schriftstücke korrekt formuliert, wie elektronische Akten geführt werden, wie Vorgänge dokumentiert werden und wie man mit Bürgerinnen und Bürgern professionell kommuniziert. Die verwaltungsfachangestellte Ausbildung stärkt damit sowohl Fach- als auch Sozialkompetenzen.
Voraussetzungen: Wer eignet sich für die Verwaltungsfachangestellte Ausbildung?
Für die verwaltungsfachangestellte Ausbildung ist rechtlich kein bestimmter Schulabschluss zwingend vorgeschrieben, in der Praxis erwarten die meisten Verwaltungen jedoch mindestens einen mittleren Bildungsabschluss. Häufig haben Bewerberinnen und Bewerber auch (Fach-)Abitur. Wichtiger als Einzelnoten ist ein erkennbares Interesse an Verwaltung, Recht und gesellschaftlichen Themen.
Für die Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten wird meist ein mittlerer Schulabschluss erwartet – entscheidend sind jedoch Interesse an Verwaltung, Recht und gesellschaftlichen Themen
Wer sich für eine verwaltungsfachangestellte Ausbildung interessiert, sollte sorgfältig arbeiten, gerne strukturierte Aufgaben übernehmen und Freude an schriftlicher und mündlicher Kommunikation mitbringen. Da Verwaltungsfachangestellte häufig mit Bürgeranliegen, Beschwerden und auch Konfliktsituationen konfrontiert sind, sind Geduld, Belastbarkeit und ein respektvoller Umgangston besonders wichtig.
Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und die Bereitschaft, sich in komplexe Rechtslagen einzuarbeiten, sind weitere Pluspunkte. Im Bewerbungsverfahren für eine verwaltungsfachangestellte Ausbildung spielen daher neben Zeugnissen auch das persönliche Auftreten, Motivation und häufig ein Eignungstest bzw. Assessment-Center eine große Rolle.
Gehalt in der Verwaltungsfachangestellte Ausbildung und danach
Gehalt in der Verwaltungsfachangestellte Ausbildung
Während der verwaltungsfachangestellte Ausbildung erhältst du ein sehr gutes Ausbildungsgehalt – besonders im Vergleich zu vielen anderen Ausbildungsberufen im öffentlichen Dienst.
Wenn du deine Ausbildung bei einer Stadt- oder Kommunalverwaltung machst, gelten folgende Vergütungen (Stand: 2024):
- 1. Ausbildungsjahr: ca. 1.220 € brutto pro Monat
- 2. Ausbildungsjahr: ca. 1.270 € brutto pro Monat
- 3. Ausbildungsjahr: ca. 1.315 € brutto pro Monat
Machst du deine verwaltungsfachangestellte Ausbildung hingegen bei einer Landesbehörde, liegt das Gehalt etwas niedriger, nämlich bei:
- 1. Ausbildungsjahr: ca. 1.087 € brutto
- 2. Ausbildungsjahr: ca. 1.141 € brutto
- 3. Ausbildungsjahr: ca. 1.191 € brutto
Diese Beträge richten sich nach dem Tarifvertrag TVAöD-BBiG bzw. TVA-L BBiG.
Gehalt nach der Ausbildung
Nach dem erfolgreichen Abschluss der verwaltungsfachangestellte Ausbildung wirst du in der Regel in der Entgeltgruppe E5 des TVöD eingruppiert.
- Einstiegsgehalt (E5 Stufe 1): ca. 2.576 € brutto pro Monat
- Mit steigender Berufserfahrung und höheren Stufen kann das Einkommen deutlich steigen.
- In höheren Entgeltgruppen, z. B. E9 Stufe 6, sind bis zu 4.300 € brutto im Monat möglich.
Das genaue Gehalt hängt vom Bundesland, der Behörde und der jeweiligen Tarifstufe ab.
Karrierechancen und Entwicklungsmöglichkeiten
Die verwaltungsfachangestellte Ausbildung ist eine solide Grundlage für eine langfristige Karriere im öffentlichen Dienst. Nach einigen Jahren Berufserfahrung können Verwaltungsfachangestellte sich auf bestimmte Fachgebiete spezialisieren, etwa im Sozialrecht, im Personalwesen, in der Kämmerei oder im Ordnungsrecht.
Verwaltungsfachangestellte legen den Grundstein für eine erfolgreiche Karriere im öffentlichen Dienst – von Spezialisierungen bis hin zu Führungspositionen und weiterführendem Studium
Darüber hinaus stehen vielfältige Fort- und Weiterbildungen zur Verfügung. Besonders beliebt ist die Weiterbildung zur bzw. zum Verwaltungsfachwirt, die auf Führungsaufgaben vorbereitet und meist mit einer höheren Eingruppierung verbunden ist. Wer die verwaltungsfachangestellte Ausbildung erfolgreich abgeschlossen hat, kann zudem perspektivisch ein duales Studium im Bereich Public Management, Verwaltungsrecht oder Digitale Verwaltung aufnehmen und so den Einstieg in die Laufbahn des gehobenen Dienstes schaffen.
In vielen Verwaltungen werden engagierte Absolventinnen und Absolventen der verwaltungsfachangestellte Ausbildung gezielt gefördert, etwa durch interne Schulungen, Projektarbeit oder die Übernahme von verantwortungsvollen Sachbearbeitungsaufgaben. Dadurch entstehen attraktive Aufstiegschancen bis hin zu leitenden Funktionen in Ämtern und Dezernaten.
Bewerbung für eine Verwaltungsfachangestellte Ausbildung
Wer sich für eine verwaltungsfachangestellte Ausbildung bewerben möchte, sollte sich frühzeitig über Bewerbungsfristen und Auswahlverfahren informieren. Viele Verwaltungen veröffentlichen ihre Ausbildungsplätze bereits mehr als ein Jahr vor Ausbildungsbeginn. Die Bewerbung erfolgt in der Regel mit Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen, zunehmend auch über Online-Portale.
Im Anschreiben ist es wichtig zu erläutern, warum man sich genau für die verwaltungsfachangestellte Ausbildung interessiert, was einen an der Arbeit im öffentlichen Dienst reizt und welche persönlichen Stärken man mitbringt. Konkrete Beispiele – etwa schulische Projekte, Praktika oder ehrenamtliches Engagement – machen deutlich, dass man sich mit dem Berufsbild beschäftigt hat.
Im Anschreiben Gründe für die Ausbildung, Stärken und praktische Beispiele klar darstellen
Häufig schließt sich an die schriftliche Bewerbung ein Eignungstest an, in dem Sprachverständnis, Logik, Rechtsgrundlagen oder Allgemeinwissen geprüft werden. Danach folgen oftmals ein Vorstellungsgespräch oder ein Assessment-Center. Wer sich gut vorbereitet, die verwaltungsfachangestellte Ausbildung verständlich begründet und ein authentisches, serviceorientiertes Auftreten zeigt, hat hier gute Chancen.
Fazit: Warum sich eine Verwaltungsfachangestellte Ausbildung lohnt
Die verwaltungsfachangestellte Ausbildung bietet einen stabilen, sinnstiftenden und langfristig attraktiven Einstieg in den öffentlichen Dienst. Sie verbindet rechtliche und organisatorische Inhalte mit direkter Arbeit für und mit Menschen. In einer Zeit, in der der Staat zunehmend digitaler, komplexer und bürgerorientierter werden muss, sind gut ausgebildete Verwaltungsfachangestellte unverzichtbar.
Wer sich für Verwaltung, Recht und gesellschaftliche Prozesse interessiert, wer gerne strukturiert arbeitet, Verantwortung übernimmt und im Team Lösungen finden möchte, trifft mit der verwaltungsfachangestellte Ausbildung eine ausgezeichnete Wahl. Die Kombination aus sicherem Arbeitsplatz, transparentem Gehaltssystem, vielfältigen Einsatzmöglichkeiten und breiten Aufstiegschancen macht diesen Ausbildungsberuf zu einer der spannendsten Optionen im öffentlichen Dienst.
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